Reporting de veille : un suivi quantitatif de la veille permet de la valoriser

Reporting de veille .. Mesurer et ajuster l’efficacité de ses actions au sein de l’entreprise s’impose aujourd’hui à toute activité et à la veille stratégique en particulier.

Évaluer fréquemment son processus de veille permettrait d’en améliorer l’efficacité. Pour quelles raisons et comment s’y prendre ?

Reporting de veille : Surveiller les chiffres de sa veille

Suivre les données quantitatives liées à un cycle de veille implique de mettre en place des reportings pertinents. En d’autres termes, il s’agit de réaliser, d’analyser et de diffuser des rapports d’activité de la veille. Basés sur des indicateurs-clés de suivi, ces rapports servent à mesurer la performance des actions effectuées dans le cadre d’un processus de veille. Par exemple, lors d’un relais d’informations, il est souvent utile de vérifier si les contenus ont bien été parcourus par l’audience cible, en particulier lorsqu’il s’agit de données sensibles devant conduire à une prise de décision rapide.

Au-delà de l’évaluation de l’efficacité des actions de veille, l’édition des reportings est nécessaire à deux niveaux :

–        à l’échelle de l’équipe projet tout d’abord : le suivi des indicateurs quantitatifs permet d’extraire des conclusions sur les actions entreprises, l’objectif sous-jacent consistant à ajuster son projet au mieux ;

–       à l’échelle de la hiérarchie ensuite : le reporting permet de se tenir informé de l’avancée du projet.

Reporting de veille : Pourquoi évaluer périodiquement son processus de veille ?

Effectuer un suivi chiffré régulier des actions de veille peut apparaître comme une lourdeur administrative. Ce suivi peut même être dans certains cas assimilé à un excès de contrôle. La course aux résultats, aux KPI (Key Performance Indicators) et aux données détaillées font parfois perdre de vue d’autres aspects essentiels (vision à plus long terme, ressenti des équipes, etc.). En veillant à ne pas frôler « l’infobésité », le reporting permet toutefois de repenser le projet de veille à bien des égards :

• s’interroger et chercher des pistes d’amélioration : quels moyens engagés pour le résultat constaté ? Que mettre en place pour effectuer des corrections ?
• réajuster les sources d’information, les formats ou les procédés de collecte, de traitement et de diffusion des données correspondantes ;
• reconsidérer le rôle et le niveau d’engagement des membres de l’équipe projet ;
• revoir le dimensionnement du projet : ajouter des ressources, élargir le périmètre, ouvrir une enveloppe budgétaire supplémentaire, etc.
• plus largement, réorienter les axes stratégiques de la mission et les aspects opérationnels qui en découlent.

Loin de servir à justifier le travail des équipes vis-à-vis de leur hiérarchie, le suivi des indicateurs de performance de sa veille met au contraire en lumière les éventuels manques ou besoins nécessaires à son bon fonctionnement. Évaluer périodiquement son processus de surveillance facilite la prise de décisions et débouche la plupart du temps sur des actions d’amélioration.

Quels types d’actions envisager avec le reporting de veille ?

La mesure de l’efficacité d’un projet de veille s’effectue généralement en respectant quatre étapes-clés :

1. il s’agit de sélectionner les données à surveiller en fonction des objectifs fixés. Par exemple, examiner le nombre de nouveaux utilisateurs, si l’objectif est d’augmenter la portée de la veille ;
2. il convient d’éditer, de tester et d’arbitrer les formats des rapports d’activité à diffuser ;
3. il faut analyser les informations contenues dans le reporting et effectuer des recommandations adaptées à l’équipe de veille et/ou au management. La qualité de la veille se mesure également au niveau du nombre d’informations pertinentes récolées grâce au plan de veille. Quant à certaines sources, elles peuvent se tarir et sont donc à réinterroger.
4. il est important de mettre effectivement en place les actions sur lesquelles un consensus est apparu. Celui-ci se dégage de manière d’autant plus nette que le nombre d’informations récolées via le plan de veille le permet. Sur ce point comme sur d’autres, l’aspect quantitatif joue un rôle important.

Le suivi quantitatif de sa veille est bel et bien un élément indispensable pour optimiser l’efficacité de celle-ci. La solution KB Suite de KB Crawl SAS offre en standard l’ensemble des indicateurs nécessaires au pilotage d’un projet de veille. Son module Data Quality effectue en particulier une analyse des sources et permet d’envoyer des rapports de synthèse de la veille.

Apporter une attention spécifique à la mesure de l’efficacité des actions de veille et ajuster  la performance des actions grâce au reporting est possible grâce à KB Suite. Créée il y a vingt ans, cette solution offre dès sa version standard l’ensemble des indicateurs évoqués ici. Un investissement qui a, certes, un coût, mais qui se révèle nécessaire…

Arnaud Marquant

Directeur des opérations

KB Crawl SAS

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