Les besoins informationnels : première étape de la veille

Vous souhaitez définir vos besoins informationnels pour votre projet de veille et ne savez pas trop par où commencer ? Suivez le guide.

La première étape d’un processus de veille joue un rôle capital et peut être déterminante pour la suite. Comment faire pour bien poser le cadre de cette action ? Quelles informations seront les plus pertinentes à surveiller par rapport à vos besoins ? Posons ensemble les fondations de l’édifice de la veille.

L’importance de cerner les (bons) besoins en information

Mettre en place son projet de veille demande de respecter quelques étapes clefs. L’analyse des besoins en constitue la première étape, avant la collecte, le traitement et la diffusion des informations. Cette phase n’est pas à sous-estimer, au contraire même. Une bonne préparation conditionne une importante partie de l’action engagée. Bien définir en amont les objectifs et les besoins répondant à son projet de veille peut ainsi contribuer vivement à son succès.

Mais encore faut-il savoir distinguer les besoins occasionnels des besoins réguliers. Il arrive effectivement qu’on se méprenne sur le périmètre réel de notre veille, et que l’on y intègre des éléments qui n’ont pas leur place à long terme. Par exemple, nous pouvons parfois confondre problématiques ponctuelles (liées à un rachat par exemple) et enjeux durables pour son activité. Instaurer le cadre de sa veille nous oblige donc à opérer de vrais arbitrages. La démarche pousse à s’inscrire dans le cœur même du business de la société et à opérer un tri entre ce qui relève de l’actualité et ce qui a trait aux besoins propres au métier. A défaut, le risque est d’initier une veille portée sur des contenus inadaptés, de générer inutilement du « bruit », et ainsi de perdre en efficacité.

Comment détecter les besoins informationnels ?

 Comprendre la nécessité d’identifier les bonnes attentes pour son processus de veille est une chose. Délimiter de manière claire et précise son rayonnement en est une autre, bien plus délicate.

• Identifiez les personnes motrices de votre veille : il s’agit tout d’abord de distinguer qui sont vos collaborateurs décisionnaires. En d’autres termes, qui sont les personnes clés capables d’avoir une vision globale des intérêts de l’entreprise ? Il s’agit également de capter comment se diffuse l’information au sein de votre organisation. Le but étant d’entourer son projet de veille des personnes à même de répartir l’information aux personnes appropriées.

• Délimitez les contours de votre veille : l’éventail des sujets que votre veille doit balayer vos objectifs précis. Il convient ici de cadrer l’expression de vos besoins. La finalité est de parvenir à inventorier les sources d’informations principales à surveiller. Elle consiste également à lister les mots-clés à pister, ainsi que les mots d’exclusions à écarter.

• Définissez la fréquence de votre veille : l’idée est tout simplement d’estimer la fréquence de la surveillance à effectuer, c’est-à-dire de définir votre rythme de collecte de l’information. Cette fréquence à définir devra tenir compte des temps de traitement et d’analyse des données. Elle pourra aussi être fonction de la fréquence de vos publications à communiquer ou du type de sources que vous surveillez.

• Pensez à la diffusion de votre veille : il s’agit ici de réfléchir aux paramètres de restitution de votre veille. A savoir, par exemple, opter pour des alertes immédiates, sous forme de newsletters ou bien de bulletins périodiques. Autre exemple : approfondir la question d’un suivi détaillé de l’ensemble de l’information disponible, ou bien faire le choix de synthétiser les données. Se poser ce type de questions à cette étape du processus peut éventuellement sembler prématuré. En réalité, il est important d’essayer d’y répondre à ce stade car les réponses conditionneront la manière de recueillir l’information.

 Définir le périmètre de sa veille : les pièges à éviter

Lorsqu’il est question de définir l’étendue de son cycle de veille, certains écueils sont fréquents. Ils sont souvent liés à un manque de prise de recul et de temps consacré à cette étape clé. On retrouve :

• Un périmètre trop restreint : attention à ne pas forcément s’en tenir aux besoins exprimés de manière stricte. Il semble au contraire utile d’ouvrir le champ de sa veille aux domaines périphériques de l’entreprise. Un conseil : restez curieux et soyez à l’affût de toute information originale.

• Un périmètre trop large : a contrario, il convient de limiter le cercle de ses recherches afin que celui-ci ne soit pas trop vaste. Un trop plein d’informations rendra le traitement et l’analyse plus longue et plus complexe. A terme, cela pourrait également décrédibiliser votre veille, noyant les informations pertinentes dans la masse. Tout est donc affaire de dosage…

• Un périmètre figé : enfin, une erreur commune consiste à considérer l’analyse des besoins comme quelque chose d’immuable. Elle est, à l’inverse, à revoir régulièrement. En effet, elle doit suivre les évolutions de l’entreprise, de son marché, de sa concurrence, etc. Voir émerger de nouveaux besoins internes, mettre à jour ses objectifs en fonction du contexte, et réajuster son schéma de veille pour donner suite à l’arrivée de nouveaux collaborateurs, sont autant de raisons possibles d’améliorer son procédé de veille en continu.

Des bases solides sont le ciment d’une veille efficace. Avant la collecte, le traitement et la diffusion des informations, l’analyse des besoins est donc une étape fondamentale qui doit être sérieusement réfléchie. Dans cette phase, il est important de se faire accompagner, ne serait-ce que pour amorcer le processus et se mettre sur de bons rails. Les sociétés de conseil sont là pour cela.

Arnaud Marquant

Directeur des opérations

KB Crawl SAS

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